До 10 червня потрібно оцифрувати трудові книжки: що варто знати військовим і цивільним

Менше місяця залишилося до завершення дедлайну переходу на електронні трудові книжки. Ще в 2021 році в Україні стартував 5-річний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок, який офіційно завершується 10 червня 2026 року.

Про це нагадує народна депутатка від «Слуги Народу», голова Комітету ВР з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів Галина Третьякова.

«Це означає, що дані про стаж зберігаються не лише в паперових книжках, а й у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Головна мета оцифрування паперових трудових книжок – надійне збереження даних, перехід на електронний облік та максимальне спрощення оформлення пенсій у майбутньому», – зазначила парламентарка.

Як пояснила Галина Третьякова, з 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Для чого переводять трудові книжки в електронний формат:

✓ Спрощення процедур. Перехід на електронні книжки дозволить автоматично нараховувати пенсії, без необхідності особистого звернення до Пенсійного фонду України та збору паперових довідок.

✓ Збереження даних. Дані не загубляться, не згорять і не зіпсуються, що критично важливо під час воєнного стану.

✓ Уникнення втрати стажу. Завчасне переведення даних у цифровий реєстр допомагає запобігти можливим проблемам з підтвердженням стажу в майбутньому.

✓ Прозорість і доступність. Працівник може у будь-який момент перевірити свої дані про страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

✓ Оптимізація роботи. Після оцифрування паперова книжка повертається працівникові. Тепер не потрібно її зберігати на підприємстві.

Оцифрувати трудову книжку можна як через роботодавця, так і самостійно: онлайн – через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, офлайн – у будь-якому відділенні ПФУ.

«Жодних штрафів чи анулювання трудового стажу після 10 червня 2026 року не буде. Якщо не встигли оцифрувати трудову книжку до дедлайну (наприклад, через тимчасове безробіття), це можна буде зробити пізніше або вже безпосередньо при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії», – повідомила Галина Третьякова.

Водночас, акцентувала очільниця Комітету, перехід на електронний облік не забороняє зберігати паперову трудову книжку вдома як пам’ятку або документ, вона не втрачає юридичної сили.

«Можна доповнити реєстр Пенсійного фонду в будь-який час. Але зволікати не варто: оцифрування – це гарантія збереження стажу, особливо під час воєнних (бойових) дій, коли папери можна втратити», – акцентувала Галина Третьякова.